例文も紹介！選考中の面接を辞退したい時の伝え方は？

選考中の面接辞退、内定後の辞退はどちらも可能です。
企業側の人事担当者も選考者は複数の企業に応募している前提で選考を実施していますので、一定数の辞退者が出ることは想定しています。しかし、辞退の伝え方によってはマイナスな印象になりかねません。辞退する企業とはいえ、今後働いていくうちに企業または人事担当と一緒に仕事をすることになる可能性もゼロではありません。できるだけ良い印象になるような断り方をしましょう。

一度辞退をすると再選考はできない場合がほとんどです。辞退の連絡をする前には、本当に辞退して良いのかしっかりと考えましょう。「面接日に予定が入り行けなくなった」などの場合には、まずは辞退の前に日程の変更をできるか確認をしましょう。

内定承諾後の辞退も基本的には可能です。
しかし企業側はあなたを入社予定として考え、他の選考者へ不採用通知や求人サイトへの求人取り消しを行っています。状況によっては採用活動をゼロから再スタートする必要がある場合もあり、多大な迷惑をかけてしまうこととなります。また、今後子会社や関連会社の選考を受けられなくなるリスクがあり、選考中及び内定後（承諾前）の辞退よりさらに誠意ある対応が求められます。

面接の辞退を決めたら、できる限り早めに企業（人事担当）へ連絡をしましょう。
企業側では、面接官のスケジュール調整、履歴書・職務経歴書の確認・面接場所の予約などの準備を行っています。直前や当日の連絡となると、それらの準備がすべて無駄になってしまうので、できるだけ早く連絡をしましょう。

面接の辞退連絡方法はメールがおすすめです。メールでの連絡は人事担当者に電話対応の時間を取らせなくて済み、連絡もそれぞれ都合の良い時間で送信・確認ができます。
また、連絡をしたという証拠をメールという文章で確実に残せるので、いつでも確認ができるのもメリットです。

面接辞退の連絡が面接前日や当日になる場合は、メールではなく必ず電話をしましょう。メールの場合、人事担当者のスケジュールなどによっては面接の日時までに確認してもらえない可能性があります。電話をする場合は、必ず会社の「営業時間内」に行いましょう。

メールで辞退の連絡をする際、基本的にはその辞退理由を記載する必要はありません。「一身上の都合により」などの記載で大丈夫です。
ただ、電話で直接辞退の連絡をする場合、企業側から辞退の理由について質問をされる可能性があります。その場合は角の立たないような言い方で、素直に理由をお伝えしましょう。

〇　先日他社から内定をいただいたためです。

×　御社より志望度の高い企業から内定をいただいたためです。
→希望度が低かったと取れる失礼な発言は控えましょう。

×　御社で働ける自信がなくなってしまった。
→迷っている印象を与えてしまうと、企業側に説得されさらに断りづらくなってしまうことがあります。

あらかじめ辞退の連絡をしたものの数日経っても返信がない場合は、念のためもう一度メールをしましょう。それでも返信がない場合や日程が迫っている場合には一度電話で確認してみることをお勧めします。

面接を辞退するとはいえ、今後も全く関係がなくなるわけではありません。将来的にその企業や担当者と仕事をする機会がないとも言い切れません。企業や採用担当者は、自分のために時間を作ってくれた相手でもあります。面接や内定を辞退する際は、誠実に対応し、できるだけ良い印象で終われるようにしましょう。